When is it necessary to move to a nursing home?

The most important things at a glance

Nursing home, assisted living, or home care are options.
Specialized nursing homes are useful for dementia or Parkinson's disease.
Waiting times for care places require early planning.
Financial support can be provided by a care fund or social welfare office.
Personal items make settling in easier.
A change of nursing home requires careful planning.

The decision to move to a nursing home is an important step — both for the person concerned and for their relatives. It is often preceded by a lengthy process in which home care or outpatient support is no longer sufficient. But when is the right time?

Signs of an increasing need for care

There are various clues that may indicate that full inpatient care is necessary:

Physical limitations: Falls, reduced mobility, or difficulties with everyday tasks such as dressing, eating or personal hygiene.
Increasing forgetfulness or dementia: When memory decreases, medications are no longer taken reliably or dangerous situations arise, such as forgotten hotplates or unlocked doors.
Social isolation: Loneliness and withdrawal from social life, often associated with depression or anxiety.
Excessive demands on relatives: When care provided by family or outpatient services is no longer sufficient and the burden on relatives has health or emotional consequences.

Nursing home, assisted living or home care?

A nursing home is not always the only solution. Depending on the level of care and individual situation, there are alternative forms of living:

Home care: With support from an outpatient care service, many people are able to remain in their familiar environment.
Assisted living: An alternative for seniors who are still largely self-employed but want to live in a safe environment with support services.
day care: Partial inpatient care that relieves family carers and at the same time offers people in need of care a social environment.

Who decides on the move?

The decision to move to a nursing home can be made either by the person concerned himself or — in the absence of decision-making capacity — by relatives. In some cases, legal support is required to initiate the step. It is important to involve all parties involved at an early stage in order to enable decisions to be made as independently as possible.

The transition to a nursing home is often associated with many emotions — uncertainty, fear, but also relief when the right solution is found. Memovida is empathetic to you and your family during this challenging time and helps you to organise all necessary steps.

2. Find the right care facility

Moving to a nursing home is a significant event that should be well thought out. Choosing the right facility plays a central role here, as it not only influences the quality of care, but also the well-being of the person in need of care. But which criteria are decisive, and how do you find a facility that is optimally suited to individual needs?

What types of nursing homes are there?

Not all care homes are the same. Depending on requirements and level of care, various facilities are available:

Full-patient nursing homes: These offer around the clock care and are particularly suitable for people with high care needs.
Short-term care facilities: They accept people in need of care for a limited period of time, for example after a hospital stay or to relieve family members.
Specialized care facilities: Some homes specialize in specific diseases such as dementia or Parkinson's disease and offer tailored care concepts.
Age-appropriate residential groups: Smaller, family forms of living that enable independent living in a supervised environment.

Quality features of a good nursing home

Not every nursing home offers the same quality. The following aspects should be considered when choosing:

Quality of care: Are there enough qualified nurses? Is individual care ensured?
Facilities & atmosphere: Is the home comfortably designed? Are there single rooms or only multi-bed rooms?
Day structure & offers: Are there leisure activities, therapies or social events?
Food & catering: Are individual dietary requirements taken into account?
Transparency & communication: How open is the home with information? Can relatives get in touch at any time?
Reviews & experiences: What do other residents and relatives report about the facility?

An important orientation is provided by Maintenance TÜV, which contains quality reports on nursing homes published by care insurance funds.

How do you find a suitable home?

The search for a suitable facility can be challenging. The following procedure is recommended:

Obtain information — Use online research, nursing home search by health insurance companies and recommendations from doctors or social services.
Site visit — A personal impression is essential: How do the staff work? Are the rooms friendly and well-kept?
Discussion with home management — Clarify open questions about care services, costs and individual needs.
Observe waiting lists — Many good care homes have long waiting times. Early planning is therefore important.
Consider a trial stay — Some homes offer a trial period to determine whether the furniture really fits.

Waiting lists and admission process

There can be waiting times, especially in popular nursing homes. Relatives should therefore register with several institutions at an early stage and find out about alternative solutions. Recording usually takes place in several steps:

Submitting an application to the care facility
Assessment of the need for care and clarification of costs with the care fund
Signing a contract & making an appointment for the move

A well-thought-out selection process ensures that the move is not just an emergency solution, but a conscious decision for a better quality of life.

Memovida — Support in difficult times

The transition to a nursing home is not only a logistical challenge, but also an emotional one. Memovida is available to advise you and your family during this phase. We help you find the right institution, provide you with organizational support and are a reliable partner in the event of a bereavement.

3. Die Planung des Umzugs: Schritt für Schritt

Der Umzug in ein Pflegeheim ist mit vielen organisatorischen Aufgaben verbunden. Eine strukturierte Planung kann helfen, den Übergang so stressfrei wie möglich zu gestalten. Es gilt, wichtige Dokumente bereitzuhalten, Formalitäten zu klären und den eigentlichen Umzug reibungslos zu organisieren.

Wichtige Dokumente vorbereiten

Bevor der Umzug stattfinden kann, müssen verschiedene Unterlagen zusammengestellt werden. Dazu gehören:

Persönliche Dokumente

Personalausweis oder Reisepass
Krankenkassenkarte
Schwerbehindertenausweis (falls vorhanden)
Pflegegrad-Bescheid
Vorsorgevollmacht oder Betreuungsverfügung (falls vorhanden)

Medizinische Unterlagen

Arztberichte und Diagnosen
Medikamentenplan
Impfpass
Allergiepass

Finanzielle und vertragliche Unterlagen

Rentenbescheide
Kontoauszüge (zur Prüfung der Kostenübernahme durch das Sozialamt)
Pflegeversicherungsnachweise
Wohnungs- oder Hausmietvertrag (für Kündigung oder Weitervermietung)

Es empfiehlt sich, alle wichtigen Dokumente in einem Ordner zu sammeln, um sie jederzeit griffbereit zu haben.

Vertragsabschlüsse und Kündigungen

Mit dem Umzug ins Pflegeheim müssen verschiedene Verträge gekündigt oder angepasst werden:

Wohnungskündigung: Bei Mietverträgen sollte das Sonderkündigungsrecht genutzt werden, das bei Pflegeheim-Einzug gilt.
Versicherungen: Hausratversicherung kann meist gekündigt werden, während Kranken- und Pflegeversicherung weiterhin bestehen bleiben.
GEZ, Telefon & Abonnements: Auch Rundfunkgebühren, Internetverträge oder Zeitungsabonnements sollten fristgerecht gekündigt werden.
Bankvollmacht erteilen: Falls der Pflegebedürftige nicht mehr selbst in der Lage ist, Bankgeschäfte zu erledigen, sollte eine Vollmacht für Angehörige vorliegen.

Antrag auf Kostenübernahme oder finanzielle Unterstützung

Die Kosten für das Pflegeheim sind oft hoch. Daher sollte frühzeitig geklärt werden, welche finanzielle Unterstützung möglich ist:

Pflegekasse: Übernahme eines Teils der Pflegekosten je nach Pflegegrad
Sozialamt: Falls das eigene Einkommen oder Ersparnisse nicht ausreichen
Wohngeld & weitere Zuschüsse: Je nach persönlicher Situation können zusätzliche finanzielle Hilfen beantragt werden.

Eine frühzeitige Beratung bei der Pflegekasse oder einem Sozialdienst kann helfen, finanzielle Engpässe zu vermeiden.

Welche Fristen müssen beachtet werden?

Je nach individueller Situation gibt es unterschiedliche Fristen, die eingehalten werden müssen:

Wohnungsauflösung: In der Regel gelten die üblichen Kündigungsfristen des Mietrechts (drei Monate), es sei denn, das Sonderkündigungsrecht greift.
Kostenübernahme-Anträge: Soll das Sozialamt die Pflegekosten übernehmen, sollte der Antrag frühzeitig gestellt werden, da die Bearbeitung einige Wochen dauern kann.
Heimvertrag abschließen: Je nach Verfügbarkeit von Pflegeplätzen muss ein Einzugstermin koordiniert werden. Manche Heime haben Wartelisten, daher empfiehlt sich eine frühzeitige Anmeldung.

4. Der Umzugstag: Was ist zu beachten?

Der Umzug ins Pflegeheim markiert einen entscheidenden Lebensabschnitt – sowohl für die betroffene Person als auch für deren Angehörige. Eine gute Vorbereitung kann helfen, diesen Übergang so reibungslos und stressfrei wie möglich zu gestalten.

Checkliste für den Umzugstag

Am Umzugstag selbst gibt es viele Kleinigkeiten zu beachten. Folgende Checkliste hilft, den Überblick zu behalten:

Notwendige Dokumente mitnehmen (Personalausweis, Krankenkassenkarte, Medikamentenplan, Pflegeheimvertrag)
Wichtige Medikamente bereithalten
Pflegehilfsmittel organisieren (z. B. Rollator oder Spezialbett, falls nicht vom Heim gestellt)
Kleidung und persönliche Gegenstände einpacken
Kontakt mit der Pflegeeinrichtung halten (letzte Absprachen, Uhrzeit der Ankunft)
Den Übergang emotional begleiten (Vertrauen und Sicherheit vermitteln)

Welche Gegenstände dürfen mit ins Pflegeheim?

Damit sich der Pflegebedürftige in seinem neuen Zuhause wohlfühlt, sollten vertraute Gegenstände mitgenommen werden. Viele Pflegeeinrichtungen erlauben eine persönliche Gestaltung der Zimmer. Folgende Dinge sind meist sinnvoll:

Bettwäsche & Handtücher – oft stellt das Heim diese, aber manche Bewohner bevorzugen eigene Textilien.
Bequeme Kleidung – idealerweise leicht an- und auszuziehen, pflegeleicht und gut waschbar.
Gut sitzende Schuhe – möglichst rutschfest und bequem.
Persönliche Erinnerungsstücke – Fotos, kleine Deko-Elemente oder Erinnerungsgegenstände.
Unterhaltungselektronik – Fernseher, Radio oder ein Tablet zur Kommunikation mit Angehörigen.
Notizbuch oder Kalender – um Termine oder persönliche Gedanken festzuhalten.

Tipp: Vor dem Umzug sollte mit der Pflegeeinrichtung besprochen werden, welche Möbel oder größeren Gegenstände mitgebracht werden dürfen.

Unterstützung durch Angehörige und Umzugsunternehmen

Während einige Familien den Umzug selbst organisieren, kann es sinnvoll sein, ein Umzugsunternehmen zu beauftragen, das sich auf Seniorenumzüge spezialisiert hat. Diese Firmen bieten häufig Zusatzleistungen wie:

Professionelle Verpackung & Transport
Entrümpelung der alten Wohnung
Endreinigung oder Wohnungsübergabe

Auch Angehörige spielen am Umzugstag eine wichtige Rolle. Eine ruhige, unterstützende Präsenz kann helfen, Ängste abzubauen und den Einstieg ins neue Umfeld zu erleichtern. Ein gemeinsames erstes Essen im Pflegeheim oder ein Spaziergang nach der Ankunft können dem Pflegebedürftigen helfen, sich wohler zu fühlen.

Der erste Tag im Pflegeheim: So gelingt die Eingewöhnung

Die ersten Stunden im neuen Zuhause sind oft von Unsicherheit geprägt. Um die Eingewöhnung zu erleichtern, sollte Folgendes beachtet werden:

Vorstellung beim Pflegepersonal – Ein erstes Kennenlernen schafft Vertrauen.
Zimmer gemeinsam einrichten – Persönliche Gegenstände aufstellen, um eine heimelige Atmosphäre zu schaffen.
Alltagsabläufe erklären lassen – Essenszeiten, Pflegepläne und Aktivitäten besprechen.
Soziale Kontakte ermöglichen – Falls möglich, andere Bewohner kennenlernen.

5. Finanzielle und rechtliche Aspekte

Der Umzug ins Pflegeheim bringt nicht nur emotionale, sondern auch finanzielle und rechtliche Herausforderungen mit sich. Die Pflegekosten sind oft hoch, und es gilt, verschiedene Anträge und Formalitäten zu berücksichtigen. Eine frühzeitige Planung hilft, finanzielle Engpässe zu vermeiden und rechtliche Unsicherheiten zu klären.

Wer trägt die Kosten für das Pflegeheim?

Die monatlichen Kosten für ein Pflegeheim setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen:

Pflegekosten – werden anteilig von der Pflegekasse übernommen, abhängig vom Pflegegrad.
Unterkunft und Verpflegung – müssen meist selbst gezahlt werden.
Investitionskosten – Kosten für Instandhaltung der Einrichtung, oft nicht durch die Pflegekasse abgedeckt.
Zusätzliche Betreuungs- und Komfortleistungen – z. B. Einzelzimmer, besondere Aktivitäten oder zusätzliche Pflegeangebote.

Leistungen der Pflegekasse nach Pflegegrad

Die Pflegekasse übernimmt je nach Pflegegrad einen bestimmten Anteil der Pflegekosten. Während höhere Pflegegrade in der Regel mit einer größeren finanziellen Unterstützung einhergehen, werden die tatsächlichen Heimkosten oft nicht vollständig gedeckt. Die verbleibenden Kosten müssen durch eigenes Einkommen, Rente, Ersparnisse oder staatliche Zuschüsse ausgeglichen werden.

Sozialhilfe und weitere finanzielle Unterstützung

Falls das eigene Einkommen oder Erspartes nicht ausreicht, kann ein Antrag auf Hilfe zur Pflege beim Sozialamt gestellt werden. Diese greift, wenn:

Die Rente und Pflegekassen-Leistungen die Heimkosten nicht abdecken.
Kein nennenswertes Vermögen vorhanden ist.
Angehörige finanziell nicht zur Unterstützung verpflichtet sind.

Unterhaltspflicht der Kinder:

Seit 2020 gilt das "Angehörigen-Entlastungsgesetz", das besagt, dass Kinder erst ab einem Bruttojahreseinkommen von 100.000 € für die Pflegekosten der Eltern aufkommen müssen.

Sonderkündigungsrecht für Mietverträge

Wer in ein Pflegeheim umzieht, kann seinen Mietvertrag unter erleichterten Bedingungen kündigen. Ein Sonderkündigungsrecht ermöglicht es, die Wohnung mit einer Frist von 3 Monaten zu kündigen – auch wenn der Mietvertrag eine längere Kündigungsfrist vorsieht.

Weitere wichtige Punkte:

Kündigung schriftlich einreichen, am besten mit ärztlichem Nachweis über die Notwendigkeit des Pflegeheim-Aufenthalts.
Übergabetermin frühzeitig mit dem Vermieter klären.
Offene Nebenkostenabrechnungen prüfen.

Falls die Wohnung aufgelöst werden muss, können spezialisierte Entrümpelungsdienste helfen. Manche Pflegekassen bezuschussen die Kosten für die Haushaltsauflösung.

Was passiert mit der bisherigen Immobilie?

Falls der Pflegebedürftige eine eigene Immobilie besitzt, gibt es mehrere Optionen:

Vermietung – Kann helfen, die Pflegekosten zu decken.
Verkauf – Sollte strategisch geplant werden, um finanzielle Nachteile zu vermeiden.
Übertragung an Angehörige – Möglich als vorzeitige Schenkung oder im Rahmen einer Erbschaftsregelung.

Achtung: Bei Schenkungen innerhalb der letzten 10 Jahre kann das Sozialamt eine Rückforderung verlangen, wenn Sozialhilfe beantragt wird.

Kündigung von Versicherungen, Abonnements & laufenden Verträgen

Mit dem Umzug ins Pflegeheim werden viele bestehende Verträge überflüssig. Wichtig ist, diese fristgerecht zu kündigen:

Telefon & Internet – Manche Anbieter gewähren ein Sonderkündigungsrecht bei Umzug ins Pflegeheim.
GEZ / Rundfunkbeitrag – Kann mit Nachweis des Heimeinzugs abgemeldet werden.
Hausrat- & Haftpflichtversicherung – Hausratversicherung ist oft nicht mehr nötig, Haftpflichtversicherung sollte beibehalten werden.
Zeitungsabonnements & Mitgliedschaften – Kündigung oder Ummeldung nicht vergessen.

7. After moving: The settling in phase

Moving to a nursing home is a major turning point in the life of an elderly person. After the first organizational hurdle, the real challenge begins: settling into the new environment. This phase can last weeks or even months and is a period of adjustment for both the person in need of care and for relatives.

How is the changeover successful?

Everyone processes change differently. While some seniors get used to it quickly, others need more time. The following measures can help ease the transition:

Be patient: Settling in is a process. Fears and uncertainties are normal and should be taken seriously.
Get to know the daily routine: Nursing homes have fixed structures — knowledge of mealtimes, activities and care services helps you to better orient yourself.
Maintain habits: Familiar routines such as reading newspapers in the morning or afternoon tea provide stability.
Involve nurses: Conversations with nurses help to communicate needs and wishes.
Be open for social contacts: Getting in touch with roommates can make it easier to get started — many nursing homes actively promote this with group offers.

Tip: Relatives can help by actively accompanying the transition and providing security to the person in need of care.

How can relatives support?

Family and friends play an important role in settling in. Here are some practical tips on how you can help as a loved one:

Make rooms cozy together: Photos, familiar pieces of furniture or personal mementos create a feeling of home.
Schedule regular visits: Personal contact is particularly important in the first few weeks.
Use phone calls & digital communication: If frequent visits are not possible, regular contact via telephone or video calls can stop.
Try out joint activities in a nursing home: Participate together in offers such as reading sessions, walks or musical events.
Get feedback from caregivers: Ask how the acclimatization process is going and whether additional support is required.

Important: Relatives should make sure to find a good balance between support and independence. Visits that are too frequent can prevent the person in need of care from becoming socially integrated into the home.

What to do if there are problems?

Settling in doesn't always go smoothly. Some seniors feel unwell, withdraw or are dissatisfied with the new situation. In such cases, the following measures may help:

Discussion with nursing staff: Are special needs not met? Are there any adjustments to the daily routine or in care?
Address wishes and criticism openly: Nursing homes are interested in making their residents feel comfortable — adjustments are often possible.
Encourage social contacts: Relatives can encourage people to take part in group offers or get to know roommates.
Take homesickness seriously, but don't give up too quickly: Sometimes it just takes longer for a new environment to feel familiar.

If, despite all efforts, dissatisfaction persists, a move to another nursing home may be considered. However, it is important to weigh up all the pros and cons, as moving again often means additional stress.

8. Special cases: Special challenges when moving to a nursing home

Every move to a nursing home is an individual situation. Some people in need of care require special care or face particular challenges that require adapted planning. Whether it concerns dementia patients, people with disabilities or moving from one institution to another — special circumstances require special solutions.

Moving dementia patients — what to pay attention to?

Moving can be particularly difficult for people with dementia. Changes can trigger confusion and anxiety, as those affected often cling strongly to their familiar environment. That is why sensitive support is particularly important.

Choose a dementia-friendly care home: Not all nursing homes specialize in dementia. Pay attention to protected areas, special care concepts and trained nurses.
Make the move gentle: If possible, gradually get used to the new environment, e.g. through previous visits or short-term rehearsal care.
Bring familiar objects: Memorabilia, a favorite blanket or a familiar piece of furniture can help you feel at home more quickly.
Maintain fixed routines: Structure and recurring processes provide security and reduce stress.
Have patience: People with dementia often take longer to get used to a new environment. Relatives should provide sensitive support and provide nursing staff with important information about the person and their habits.

Tip: Some nursing homes offer special Validation techniques that take into account the emotional state of dementia patients and enable better acclimatization.

Change of nursing home: When and how?

A transfer from one nursing home to another may be necessary if:
The care is not sufficient or not individual enough.
The costs are too high and a cheaper alternative is being sought.
A move closer to relatives is desired.
Special care requirements are not being met (e.g. dementia care or palliative care)

Important steps when switching:

Search and reserve a new nursing home: Clarify whether space is available and whether individual needs can be better met.
Inform the care fund and social welfare office: Services must be changed frequently.
Terminate home contract in due time: Observe notice periods and arrange the transition.
Prepare people in need of care for the change: Particularly important in cases of dementia or severe health restrictions.

A change should be carefully considered, as moving again is associated with additional stress for older people.

Special challenges for people with disabilities or special care needs

People in need of care with special requirements, such as wheelchair users, people with neurological disorders or patients in need of intensive care, need a facility with appropriate equipment.

Check accessibility: Are there lifts, wide doors and wheelchair-accessible sanitary facilities?
Specialization of nurses: Are there specialists for the respective illness or disability?
Ensuring medical care: Some nursing homes have contracts with specialized doctors or therapists.
Therapies & Funding: Are occupational therapy, physiotherapy or speech therapy offered, for example?

Important: Many specialized nursing homes have longer waiting lists — an early search is therefore essential.

When relatives live abroad — solutions for international families

More and more seniors have children or relatives who live abroad. In such cases, it is particularly important to find a support solution that also works remotely.

Use digital communication: Nursing homes with video call options or digital updates for relatives are an advantage.
Regulate care orders: Appoint a trusted person on site who can make decisions in an emergency.
Schedule regular visits: If possible, coordinate stays so that relatives can be on site for a longer period of time.

Frequently asked questions

What should be considered when moving to a nursing home?

Careful planning is crucial: Prepare important documents, organise a move, clarify financial issues and provide emotional support to the person in need of care.

Who pays moving costs to the nursing home?

In principle, the removal costs must be borne privately, but under certain conditions, the care fund or the social welfare office can grant a subsidy.

What happens to my apartment if I have to go to a nursing home?

The apartment can either be terminated, sold or rented out; in the case of rented apartments, there is a special right of termination with a notice period of three months.

Who decides on admission to a nursing home?

In principle, the person in need of care decides for themselves, unless they no longer have legal capacity — then relatives with a pension power of attorney or a caregiver can make the decision.

Do I have to re-register my mother when she comes to a nursing home?

Yes, it is necessary to re-register with the residents' registration office if the residence is permanent.

When do you have to re-register at a nursing home?

The re-registration should take place within two weeks of moving into the nursing home.

Is a nursing home a primary residence?

Yes, if the residence is permanent, the nursing home is considered the main residence.

What do I have to cancel if I go to a nursing home?

Rental agreement, electricity, water, telephone, Internet, GEZ, insurance (household contents, motor vehicles), memberships and subscriptions should be reviewed and, if necessary, cancelled.

What do you have to consider when you come to a nursing home?

It is important to organize the transition well, plan a period of familiarization, take personal belongings with you and promote social contacts.